Die Regelung der eigenen Nachfolge gehört zu den strategisch wichtigsten Entscheidungen für Inhaber von Architekten- und Ingenieurbüros. Dies wird aber häufig zu spät oder zu einseitig angegangen.
Im heutigen Interview sprechen wir mit Oliver Rabanus, dem geschäftsführenden Gesellschafter der Eckhold Consultants GmbH, über typische Herausforderungen, häufige Fehler und erfolgskritische Faktoren in Nachfolgeprozessen.
AIA AG: Herr Rabanus, wie ist aktuell der Status quo beim Thema Büronachfolge in Planungsbüros?
Oliver Rabanus: Grundsätzlich stehen wir in Deutschland aktuell vor einer sehr herausfordernden Situation. Viele Inhaber von Architektur- und Ingenieurbüros müssen sich kurz- bis mittelfristig mit ihrer Nachfolge beschäftigen. Der Hauptgrund liegt klar im demografischen Wandel: Ein großer Teil der sogenannten Babyboomer-Generation geht in den kommenden Jahren in den Ruhestand und sucht nach tragfähigen Lösungen, um ihr Lebenswerk in gute Hände zu übergeben und nachhaltig fortgeführt zu wissen.
Gleichzeitig beobachten wir seit vielen Jahren einen klaren Trend: Die Generation, die heute altersmäßig prädestiniert wäre, Büros zu übernehmen, also etwa zwischen 35 und 45 Jahren, zeigt eine spürbare Zurückhaltung. Unsichere gesamtpolitische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen spielen dabei ebenso eine Rolle wie veränderte Werte. Themen wie Work-Life-Balance, Vereinbarkeit von Familie und Beruf und persönliche Lebensqualität stehen stärker im Fokus, was ich nachvollziehen kann – ich habe selbst 3 Kinder. Viele potenzielle Nachfolger fragen sich ganz offen: Warum sollte ich mir unternehmerische Verantwortung mit teilweise 60 bis 80 oder mehr Wochenstunden aufbürden, wenn ich auch als angestellter Projektleiter gut verdiene?
Hinzu kommt eine strukturelle Marktveränderung: Wir gehen davon aus, dass es künftig weniger Planungsbüros geben wird. Diese werden jedoch deutlich größer sein. Das hat zwei wesentliche Gründe. Zum einen finden viele Büros schlicht keine Nachfolger und schließen, Mitarbeiter und Projekte wechseln zu anderen Büros. Zum anderen steigen die Anforderungen, insbesondere im Bereich öffentlicher Vergaben (VgV-Verfahren, Wettbewerbe), hinsichtlich Umsatzgrößen, Referenzen und Mitarbeiterzahlen stetig. Dies macht es kleinen und mittleren Büros zunehmend schwer, überhaupt noch zum Zuge zu kommen.
Die Folge: Immer mehr Büros schließen sich zusammen, bündeln Referenzen, Umsätze und Kapazitäten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Vor diesem Hintergrund wird die strategische Ausrichtung eines Büros, sowohl für Übergeber als auch für Übernehmer, immer wichtiger. Die zentrale Frage lautet: Wie muss ein Büro heute aufgestellt sein, damit es morgen noch zukunftsfähig ist?
AIA AG: Was umfasst denn ein professioneller Nachfolgeprozess konkret?
Oliver Rabanus: Ein Nachfolgeprozess ist deutlich mehr als eine Bewertung und ein Kaufvertrag. Leider erleben wir häufig, dass genau darauf der Fokus gelegt wird – und zwar viel zu früh. Nicht selten kommen Mandanten zu uns und sagen: „Der Prozess läuft schon, der Vertragsentwurf liegt bereits vor.“
Dabei sollte der Vertrag immer der Abschluss eines strukturierten Prozesses sein und nicht der Anfang.
Ein professioneller Nachfolgeprozess beginnt mit einem Blick in die Zukunft. In der Regel planen wir gemeinsam mit allen Beteiligten (Büroinhaber und Nachfolger) den gesamten Prozess bis zum geplanten Ausscheiden der bisherigen Inhaber ganzheitlich durch. Das umfasst u.a. natürlich eine fundierte Unternehmensbewertung und die Klärung steuerlicher und rechtlicher Rahmenbedingungen, inklusive eines möglichen Rechtsformwechsels im Zuge der Nachfolge.
Ganz zentral ist jedoch die konzeptionelle Arbeit: Ein klarer Fahrplan, der die persönlichen, unternehmerischen und zeitlichen Interessen aller Beteiligten berücksichtigt. Übergeber und Übernehmer befinden sich an völlig unterschiedlichen Punkten ihrer beruflichen Reise. Das führt zwangsläufig zu unterschiedlichen Perspektiven und Erwartungen.
Das Herzstück des Prozesses ist die Übergangsphase, in welcher Übergeber und Übernehmer das Büro gemeinsam führen. In dieser Phase wird Verantwortung schrittweise vom Übergeber auf den Übernehmer übertragen, fachlich, kaufmännisch und im Kundenkontakt. Ziel ist, dass der bisherige Inhaber zum Zeitpunkt seines geplanten Ausscheidens das Büro verlässt und er nicht mehr gebraucht wird. Das Unternehmen muss ab diesem Zeitpunkt stabil, eigenständig und ertragsstark durch den Übernehmer weitergeführt werden. Wenn sie das hinbekommen, dann haben Sie aus der Nachfolgesicht alles richtig gemacht. Das ist für viele Büroinhaber zwar emotional schwer, „nicht mehr gebraucht zu werden“, aber der einzig zielführende Weg im Sinne des Büros und des Teams. Diese Phase dauert in der Praxis meist mindestens zwei bis drei Jahre, häufig auch länger.
Kurz gesagt: Bewertung, Verträge und Verhandlungen sind wichtig – aber technisch. Die nachhaltige Übertragung von Verantwortung ist der entscheidende Erfolgsfaktor.
AIA AG: Welche Möglichkeiten der Übergabe gibt es für Inhaber von Planungsbüros?
Oliver Rabanus: Grundsätzlich lassen sich vier zentrale Modelle unterscheiden:
1. Familieninterne Nachfolge:
Kinder übernehmen das Büro der Eltern. Das kommt relativ häufig vor und kann gut funktionieren, ist aber komplex – insbesondere steuerlich, wenn Anteile im Wege der Schenkung übertragen werden sollen. Zudem darf man den emotionalen Faktor nicht unterschätzen: Für die nachfolgende Generation ist es oft sehr anspruchsvoll, aus dem Schatten der Eltern zu treten. Entscheidend ist, ob beide Seiten professionell loslassen und Rollen klar trennen können.
2. Interne Nachfolge durch Mitarbeitende:
Gerade in kleineren Büros ein sehr nachhaltiger und vertrauensvoller Weg. Man kennt sich, weiß, worauf man sich einlässt, und die Büro-DNA bleibt erhalten. Für viele Übergeber ist das die schönste Lösung.
3. Bürozusammenführung:
Ein klarer Trend der letzten Jahre. Zwei Büros schließen sich zusammen, bündeln Ressourcen und entwickeln gemeinsam eine neue Einheit. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Marktdurchsetzungskraft, bessere Chancen bei Wettbewerben und Vergaben. Aktuell betrifft etwa jede vierte Anfrage, die wir begleiten, genau dieses Modell.
Verkauf an externe Dritte oder Investoren:
Vor allem im Ingenieurbereich, etwa mit den Schwerpunkten TGA oder Infrastruktur, sehr gefragt. Investoren treten hier zunehmend auf, setzen jedoch eine gewisse Bürogröße (meist ab ca. 10 bis 15 Mitarbeitenden) und eine stabile zweite Führungsebene voraus. Aktuell ist die Zeit gut, um ein Büro zu kaufen. Wir bekommen tendenziell immer mehr Anfragen für die Begleitung von Verkaufs- oder Kaufprozessen. Wichtig ist: Alle Optionen sollten offen geprüft und professionell bewertet werden, insbesondere bei kleineren Büros ist die Auswahl oft eingeschränkt.
AIA AG: Wann sollte ein Büroinhaber idealerweise mit der Nachfolgeplanung beginnen?
Oliver Rabanus: Unsere klare Empfehlung lautet: fünf bis sieben Jahre vor dem geplanten Ausscheiden, gerne auch früher. Allein die gedankliche Auseinandersetzung dauert oft ein bis zwei Jahre. Hinzu kommt eine mehrjährige Übergangsphase von ca. 3 bis 5 Jahren, in der Verantwortung sauber übertragen wird.
Besonders wichtig: Wer seine Rechtsform ändern möchte, etwa aus Haftungsgründen, muss ggf. steuerliche Haltefristen der Gesellschaftsanteile von fünf oder sieben Jahren berücksichtigen. Diese Zeitfaktoren müssen frühzeitig in eine strategische Planung integriert werden.
AIA AG: Was kann ein Büroinhaber heute konkret tun, um sein Büro „fit für die Nachfolge“ zu machen?
Oliver Rabanus: Wir empfehlen, fünf zentrale Punkte in den Fokus zu nehmen und entweder selbst oder unter Einbindung von Spezialisten zu prüfen:
1. Kaufmännische Analyse
Eine fundierte kaufmännische Analyse bildet die Grundlage eines jeden Planungsbüros. Dabei stehen insbesondere die Kostenstruktur und die Produktivität im Fokus. Ein zentrales Thema ist die transparente Zuordnung von Mitarbeiterstunden zu einzelnen Projekten, idealerweise ergänzt durch einen Vergleich mit branchenüblichen Kennzahlen.
2. Organisation & Prozesse
Ein Büro, dessen Organisation und Prozesse über Jahre hinweg nicht weiterentwickelt wurden, ist für potenzielle Nachfolger wenig attraktiv. Investitionen vor einer Übergabe zahlen sich daher meistens aus, vor allem in den Bereichen Digitalisierung, BIM und KI. Entscheidend ist die ehrliche Beantwortung der Frage, ob die bestehenden Strukturen den zukünftigen Anforderungen des Marktes gerecht werden.
3. Personalstruktur
Die Analyse der Personalstruktur ist ein wesentlicher Faktor für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Altersstruktur, Qualifikationen sowie Entwicklungs- und Karriereperspektiven der Mitarbeitenden geben Aufschluss darüber, wie gut das Büro für kommende Herausforderungen aufgestellt ist. Wenn sie in diesen Punkten eine Schieflage haben, dann brauchen sie etwas Zeit, um diese zu korrigieren. Gute Fachkräfte, die auch noch gut ins Team passen, sind schwer zu finden.
4. Unternehmenskultur & Mitarbeiterbindung
Eine starke Unternehmenskultur mit geringer Fluktuation, gut funktionierenden Teams und einem positiven Arbeitsumfeld stellt heute einen echten Werttreiber dar. Ein Übernehmer wird nur dann Interesse haben, wenn das Team offen für Veränderungen ist und motiviert sowie konstruktiv zusammenarbeitet.
5. Rechtsform & Haftung
Auch die gewählte Rechtsform sollte kritisch hinterfragt werden: Passt sie zur langfristigen strategischen Ausrichtung des Unternehmens? Ist die persönliche Haftung der Inhaber sinnvoll begrenzt und ausreichend optimiert? Eine frühzeitige rechtliche und steuerliche Beratung kann hier entscheidende Vorteile bringen. In diesem Kontext empfehlen wir auch immer den Versicherungsmakler in den Nachfolgeprozess einzubinden.
AIA AG: Welche typischen Fehler beobachten Sie immer wieder?
Oliver Rabanus: Der häufigste Fehler ist: zu spät anfangen. Nachfolge lässt sich nicht auf Zuruf lösen. Wir erleben häufig, dass Büroinhaber die Nachfolge aufschieben, weil sie sich „noch zu jung“ fühlen, dabei geht es nicht um das Alter, sondern um die Struktur. Nachfolge beginnt nicht mit dem Renteneintritt, sondern mit dem Aufbau einer Organisation mit klaren Prozessen, verlässlichen Kennzahlen und einer funktionierenden zweiten Führungsebene. Weitere Klassiker sind unrealistische Kaufpreisvorstellungen seitens Übergeber oder Übernehmer, die fehlende Vorbereitung des Büros und ein unstrukturierter Dialog mit potenziellen Nachfolgern.
Ohne klaren Plan wirkt jede Ansprache unprofessionell und schreckt geeignete Kandidaten eher ab, als dass sie motiviert. Ein Büroinhaber sollte mit einem klaren Plan in die Ansprache bzw. Kommunikation gehen.
Wir erleben es leider sehr häufig, dass viele Übergeber die Komplexität einer geregelten Unternehmensnachfolge unterschätzen, oft wird die Nachfolge „nebenbei“ geregelt, aus dem verständlichen Wunsch heraus, zusätzliche Kosten für eine externe Beratung zur vermeiden.
Doch genau hier liegt ein entscheidender Trugschluss; was kurzfristig eingespart wird, kann langfristig teuer werden; eine nicht gut geplante Übergabe führt nicht selten zu finanziellen Einbußen, Konflikten oder schlimmstenfalls zum Scheitern der Übergabe. Professionelle Begleitung schafft hier Klarheit, Sicherheit und letztendlich wirtschaftlichen Mehrwert. Die Beratung kostet zwar Geld, rentiert sich aber in der Gesamtschau des Prozesses.
AIA AG: Welche zentrale Empfehlung möchten Sie Büroinhabern abschließend mitgeben?
Oliver Rabanus: Beginnen Sie frühzeitig. Entwickeln Sie einen klaren, strategischen Plan. Binden Sie erfahrene Spezialisten mit Branchenkenntnis ein.
Haben Sie Vertrauen in die nächste Generation, bleiben Sie offen für neue Wege und bringen Sie Kompromissbereitschaft mit. Nachfolge ist kein einzelner Schritt, sondern ein gemeinsamer Weg. Und genau darin liegt auch die große Chance.
Über die Eckhold Consultants GmbH
Die Eckhold Consultants GmbH mit Sitz in Krefeld und einem weiteren Büro in Hamburg begleitet seit über 30 Jahren bundesweit Architekten- und Ingenieurbüros bei Unternehmensübergaben. Im Zentrum steht die ganzheitliche Begleitung von Veränderungsprozessen – von rechtlichen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen bis zur organisatorischen und strategischen Weiterentwicklung. Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern stellt sicher, dass Nachfolgeprozesse praxisnah und nachhaltig umgesetzt werden.
Die Eckhold Consultants GmbH ist eine auf Unternehmensnachfolge spezialisierte Beratung für Architektur- und Ingenieurbüros. Von unseren Standorten in Krefeld und Hamburg aus beraten wir seit nahezu 30 Jahren Planungsbüros bundesweit bei Bewertungs-, Nachfolge- sowie Transformationsprozessen und begleiten zudem Verkaufs- und Kaufprozesse innerhalb der Branche.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.eckhold-consultants.de
Mehr erfahren: Exklusive Einblicke im kommenden Seminar
Sie möchten noch tiefer in das Thema Nachfolge einsteigen? Gemeinsam mit Oliver Rabanus bieten wir ein Webinar an, in dem praxisnahe Tipps und Lösungsansätze für Architekten- und Ingenieurbüros vermittelt werden. Mehr Informationen zu unseren Webinaren finden Sie hier: www.aia.de/seminare